Skutki przekazania do ZUS błędnych dokumentów

Jednym z obowiązków płatnika składek jest sporządzanie do ZUS dokumentów ubezpieczeniowych. Związana jest z tym ogromna odpowiedzialność. Informacje, które płatnik składek w nich przekazuje, są bowiem podstawą do określenia m.in. wysokości świadczeń chorobowych oraz emerytalno-rentowych. Przekazane do ZUS błędne dokumenty płatnik musi poprawić. Jeśli natomiast świadomie wykazuje nieprawidłowości, może wówczas zostać ukarany grzywną.

Błędy się poprawia

Przekazując do ZUS prawidłowo sporządzone lub poprawnie skorygowane dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe płatnik ma pewność, że zapisy na kontach jego oraz osób zgłoszonych przez niego do ubezpieczeń (np. pracowników, zleceniobiorców) są poprawne. W ten sposób uniknie finansowych konsekwencji. Ale to nie wszystko.

Przekazywane przez płatnika do ZUS dane (wykazywane w dokumentach ubezpieczeniowych) stanowią podstawę do ustalenia prawa oraz wysokości pobieranych przez ubezpieczonych świadczeń chorobowych oraz emerytalno-rentowych. Jeśli okaże się po jakimś czasie, że płatnik przekazał w tych dokumentach błędne dane, na podstawie których organ rentowy wypłacił nienależne świadczenia, obowiązek zwrotu tych świadczeń wraz z odsetkami obciąża płatnika składek. Tak wynika z art. 84 ust. 6 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, zwanej ustawą systemową. Na poprawienie dokumentów ubezpieczeniowych i przekazanie odpowiedniej korekty do ZUS płatnik ma zasadniczo 7 dni.

Nie koryguje się jedynie raportów ZUS w przypadku stwierdzenia różnicy w podstawie wymiaru składek w wysokości nieprzekraczającej 2,20 zł (pod warunkiem, że nie stanowi jej zadeklarowana kwota, tak jak u osób prowadzących pozarolniczą działalność).

Przekazanie do ZUS dokumentów ubezpieczeniowych zawierających błędy może też skutkować odmową wydania przez organ rentowy zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek. Podmiotom, które np. ubiegają się w banku o kredyt, brak takiego zaświadczenia może to skutecznie utrudnić.

Może się również zdarzyć, że z korekty dokumentów rozliczeniowych będzie wynikać, iż za niektórych ubezpieczonych składki nie zostały opłacone lub zostały opłacone w zaniżonej wysokości, a stosunek prawny łączący ubezpieczonego z płatnikiem już ustał. Wówczas płatnik składek powinien z własnych środków opłacić należność składkową i to w całości, czyli również część składek finansowanych przez byłego już ubezpieczonego. Później może ewentualnie wystąpić do niego z roszczeniem o ich zwrot.

Konsekwencje finansowe

» odsetki za zwłokę

Jeśli płatnik poprawiając błędy w rozliczeniach z ZUS, złoży za dany miesiąc dokumenty rozliczeniowe korygujące, z których będzie wynikała niedopłata składek ubezpieczeniowych, powinien ją uregulować wraz z należnymi odsetkami za zwłokę.

Odsetki za zwłokę liczy się od następnego dnia po upływie terminu płatności (a nie jak niektórzy sądzą od dnia złożenia korekty dokumentów) do dnia zapłaty włącznie.

Nie nalicza się natomiast odsetek za zwłokę od nieterminowo opłaconych składek ubezpieczeniowych (społecznych, zdrowotnej oraz na FP, FGŚP i FEP), jeżeli wysokość tych odsetek nie przekracza kwoty 6,60 zł.

» dodatkowa opłata za brak składki w OFE

Za przekazanie błędnych dokumentów rozliczeniowych ZUS może zastosować płatnikowi sankcję wynikającą z art. 47 ust. 10c ustawy systemowej, czyli opłatę dodatkową. Organ rentowy wymierza ją w przypadku, gdy nie przekaże w terminie składki do ofe m.in. z powodu nieprzekazania lub przekazania przez płatnika błędnych dokumentów ubezpieczeniowych (zgłoszenia do ubezpieczeń, zgłoszenia płatnika składek, imiennych raportów miesięcznych bądź deklaracji rozliczeniowych lub dokumentu płatniczego).

Jest ona ustalana przez ZUS w drodze decyzji, w wysokości odpowiadającej stopie odsetek należnych z tytułu nieprzekazania w terminie składek do ofe. Nalicza się ją od kwoty nieprzekazanej w terminie składki do ofe, za okres od następnego dnia po upływie terminu, w jakim ZUS powinien należność tę przekazać do dnia otrzymania prawidłowych dokumentów. Nie wymierza się jej, jeśli wysokość tej opłaty nie przekracza 2 zł.

Płatnik powinien ją wpłacić w najbliższym obowiązującym go terminie opłacania składek po uprawomocnieniu się decyzji, w której ZUS ją wymierzył.

» kara grzywny

Jeżeli błędy w dokumentacji popełniane są przez płatnika celowo, aby np. zaniżyć kwotę należnych składek ubezpieczeniowych, wtedy powinien on liczyć się z tym, że może mu zostać wymierzona kara grzywny (art. 98 ustawy systemowej). Wymierza ją sąd grodzki, na podstawie pisemnego wniosku ZUS. Może ona sięgać 5.000 zł.

Karze grzywny podlega płatnik składek (bądź osoba obowiązana do działania w jego imieniu), który m.in.:

• nie zgłasza wymaganych ustawą danych lub zgłasza nieprawdziwe dane (mające wpływ na wymiar składek),
   
• nie dopełnia obowiązku przesyłania deklaracji rozliczeniowych oraz imiennych raportów miesięcznych w przewidzianym dla niego terminie,
   
• nie dopełnia obowiązku terminowego opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne,
   
• nie prowadzi dokumentacji związanej z obliczaniem składek oraz wypłatą świadczeń z ubezpieczeń społecznych.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 121)