Składki ZUS od kwoty świadczenia pieniężnego za pranie odzieży roboczej

(interpretacja Oddziału ZUS w Lublinie z dnia 27 kwietnia 2023 r., znak: DI/200000/43/380/2023)

Stan faktyczny

Wnioskodawca (pracodawca) zamierzał wypłacać pracownikom produkcyjnym ekwiwalent pieniężny za pranie odzieży roboczej. Miesięczna jego wartość byłaby ustalana odrębnie dla dwóch grup pracowników (których charakter pracy i zakres obowiązków był różny). Jego wysokość miała być pomniejszana o wszystkie rodzaje absencji w pracy uwzględniając dni robocze. Ponadto jego kwotę pracodawca miał wyliczać w oparciu o kalkulację jednostkową rzeczywistych kosztów prania z uwzględnieniem zużycia energii elektrycznej, wody, odprowadzania ścieków czy ceny proszku. Wcześniej nie wypłacał wskazanego ekwiwalentu, ponieważ na terenie zakładu pracy było ogólnodostępne urządzenie i środki piorące.

Uważał, że wspomniany ekwiwalent za pranie odzieży roboczej będzie wyłączony z podstawy wymiaru składek ZUS na podstawie § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2023 r. poz. 728).

Stanowisko ZUS

ZUS uznał za prawidłowe stanowisko Wnioskodawcy w zakresie zwolnienia z oskładkowania wypłacanego pracownikom ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej.

Organ rentowy przypomniał, że katalog przychodów podlegających wyłączeniu z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe został zawarty we wskazanym powyżej rozporządzeniu. Zgodnie z treścią § 2 ust. 1 pkt 6 powołanego rozporządzenia, podstawy wymiaru składek ZUS pracowników nie stanowi: wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra, a także ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego oraz wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie napojów bezalkoholowych, posiłków oraz artykułów spożywczych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków i napojów bezalkoholowych.

Jednocześnie, zgodnie z art. 237⁹ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2022 r. poz. 1510 ze zm.), pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, przewidzianych do stosowania na danym stanowisku pracy. Pracodawca jest obowiązany zapewnić, aby stosowane środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze posiadały właściwości ochronne i użytkowe, oraz zapewnić odpowiednio ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie. Jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika.

Analiza przywołanych przepisów prowadzi do wniosku, że poniesiony przez pracodawcę koszt związany z przekazaniem pracownikom środków pieniężnych z przeznaczeniem na pranie odzieży roboczej musi spełniać wymogi ekwiwalentu pieniężnego, a więc odzwierciedlać wysokość rzeczywistych kosztów poniesionych przez pracownika w związku z praniem tej odzieży. W rezultacie, w podstawie wymiaru składek ZUS, nie uwzględnia się ekwiwalentów pieniężnych za pranie odzieży roboczej przy założeniu, że są one wypłacane zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, tj. w wysokości odzwierciedlającej koszty poniesione przez pracownika. ZUS podkreślił jednak, że wymóg ekwiwalentu pieniężnego nie będzie spełniony, gdy pracodawca wypłaca każdemu z pracowników tę samą stałą wartość pieniężną, niezależną od faktycznie poniesionych kosztów prania tej odzieży. Wypłacone w taki sposób środki pieniężne za pranie odzieży roboczej przybiorą postać ryczałtu pieniężnego, a nie ekwiwalentu.

W ocenie organu rentowego, opisany we wniosku ekwiwalent za pranie odzieży roboczej spełnia warunki do wyłączenia go z podstawy wymiaru składek na podstawie § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.